內控管理既要深耕也要借力
——東北師范大學高校采購內控管理實踐與思考
隨著我國高等教育事業的快速發展，作為服務于教學科研和學校建設發展的高校采購工作，在高校內部管理中承擔著越來越重要的任務，發揮著越來越重要的作用。高校采購工作具有政策性和專業性強、社會敏感度和社會關注度高、風險大等特點，始終是高校內控管理的重點。如何做好采購內控管理，一直是高校采購管理者必須認真思考和重點解決的課題。本文結合東北師范大學采購內控管理工作實踐，就做好新時期高校采購內控管理工作談幾點體會。
理順管理體制和運行機制是做好采購內控管理的重要前提
東北師范大學按照“管采分離、歸口管理”和“不相容崗位分設”等內控管理要求，不斷理順采購管理體制，優化內部管理流程，并從提高采購效率、推進公平、公正、公開和陽光采購出發，建立起了一套比較完備且行之有效的工作機制。
首先，強化歸口管理，獨立設置采購管理部門。2013年8月，學校成立了招標與采購辦公室，全面負責學校集中采購限額以上貨物、工程及服務的采購管理工作；2016年10月，招標與采購辦公室更名為政府采購與招標管理中心，并納入直屬單位管理序列，進一步強化了采購管理部門的政府采購與服務職能，從而徹底實現了學校全部采購工作的管采分離與歸口管理。至此，適應新時期改革與發展需要的東北師范大學采購管理體制基本形成。
其次，強化流程控制，科學規范內部管理流程。一方面，按照“不相容崗位分設”原則要求，采購中心制定了《學校集中采購項目內控及流程管理暫行辦法》，理順了學校集中采購項目內部控制及實施流程（見圖1），進一步明確了兩個科室及各級領導的職責。另一方面，作為內設機構，采購管理部門及其人員一般不具備招標與采購執業資質。對此，學校采取公開招標方式采購了若干家招標代理機構，建立了學校采購工作“對內實行歸口管理、對外通過代理實施”的工作機制。
最后，強化過程監管，創新采購活動監督機制。為適應紀委“三轉”帶來的變化、進一步強化采購管理部門的主體責任、加強對采購活動的監督，我們改革了招標與采購監督方式，推出了招標與采購特邀監察員制度，組建了由學校紀委委員、監委委員、教代會組長、部門工會主席、基層黨組織紀檢委員以及民主黨派負責人組成的特邀監察員庫，同時完善了招標與采購電子監察手段，形成了特邀監察員現場監督、學校有關領導和紀檢監察部門適時遠程監督的新機制。
完善制度規范和操作流程是做好采購內控管理的基礎保障
建章立制是加強內控的關鍵步驟之一。東北師范大學從保證采購工作順利實施、最大限度地防范和化解采購風險出發，以國家采購管理法律法規為基本遵循，建立健全了一整套完善的采購管理制度體系，從而為做好采購內控管理提供了堅實的基礎和保障。
一是夯實基礎立規范。自2013年以來，學校先后制定了《東北師范大學采購管理辦法》及其配套校內采購管理規章制度16項，并根據上位文件政策的變化和學校采購工作實際加以補充和完善，構建了以《東北師范大學采購管理辦法（2022年修訂）》（東師校發字[2022]87號）為統領，配套10項制度的學校采購管理制度體系。（見圖2）。與此同時，從明確工作職責、完善管理規范、加強紀律約束和強化內部控制出發，不斷加強采購部門內部制度建設，制定了《東北師范大學采購人員行為規范》等20余項部門內部工作制度，從而徹底夯實了學校采購工作的制度基礎。
二是強化執行建流程。東北師范大學在不斷完善采購工作制度體系的基礎上，從制度落實和執行的角度出發，以指導具體采購操作為目標，認真梳理了各類采購的操作流程，明確了各類采購事項辦理過程中關鍵節點的辦理主體、辦理方式、辦理時限等具體要求，從而讓全校師生在辦理任何采購事項的時候都知道找誰、怎么辦和多長時間辦好，真正實現了采購活動全過程的公開、透明和可追溯。
推進采購管理信息化建設是做好采購內控管理的必要手段
隨著信息技術的高速發展，以大數據、“互聯網+政府采購”為特點的采購管理信息化建設如火如荼，呈現出萬馬奔騰、日新月異的良好局面。適應這一新形勢要求，基于制度完善和流程規范的良好基礎，東北師范大學不斷強化“讓信息多跑路、讓教師少跑腿”的服務理念，利用信息化手段進一步提升了采購內控管理水平。
一方面，打造“互聯網+”采購管理平臺。為推進國家政策和學校內控管理要求的落實，利用“互聯網+大數據”技術，立項開發了學校采購管理平臺。在疫情突如其來、防控任務艱巨的形勢下，通過理順工作關系、優化業務流程、解決瓶頸問題、打通系統堵點，提前半年完成了平臺一期建設，并于2020年5月15日上線運行，徹底實現了采購申請審批“不見面、無紙化、一站式”的建設目標，有效控制了傳統紙質申請多級審批、人員流動帶來的疫情防控風險。在此基礎上，有序推進平臺二期建設，進一步實現了多終端覆蓋、一站式登錄、待辦即時提醒、代理機構委托及接單的線上辦理等功能，以完全實現全流程數字化管理為最終目標的平臺三期建設項目也在規劃之中。
另一方面，利用已有資源推進相關業務線上辦理。在努力建設采購管理平臺的同時，利用學校“網上服務大廳”建設的有利契機，開發了“校內分散采購公示備案”“應急采購結果公示”“采購人代表授權及專家推薦”“采購特邀監察員報名”等功能模塊，并在工程類校內分散采購公示過程中增加了主管部門審核環節，從而實現了采購相關業務流程的線上辦理，進一步加強了校內分散采購等方面工作的內控管理，強化了相關部門的主體責任，防范了采購過程中的風險隱患。
東北師范大學以國家法律法規和上位文件要求為指導，切實加強采購內控管理，在采購管理體制機制、采購管理制度流程以及信息化平臺等方面加強建設，進行了一系列有益的探索，取得了一定的成效。同時，我們也知道，隨著社會經濟的發展和國家對高等學校投入的加大，高校采購工作將面臨更加復雜多變的形勢，高校采購內控管理需要我們不斷去探索、去實踐、去完善，優化內控管理永遠在路上。
（作者單位：東北師范大學政府采購與招標管理中心）
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